Certificeringsprocessen

For alle typer af certificeringer (virksomheder) skal vi bruge oplysninger om:

• Virksomhedens navn og adresse

• Juridiske enheder dækket af ansøgning/tilbud

• Lokationer/produktionssteder omfattet af ansøgning/tilbud

• Antal medarbejdere (evt. opdelt på lokationer og funktioner)

• Oplysninger om tidligere og nuværende certifikater; herunder ikke-opnåede ansøgte certifikater

• Kontaktpersoner, kontaktoplysninger

Ud over dette er der krav til forskellige informationer ved forskellige typer certificering. Disse vil auditoren informere jer om i forbindelse med udarbejdelse af en ansøgning.

Når vi har behandlet jeres ansøgning, fremsender vi skriftligt accept af denne sammen med en overordnet tidsplan for certificeringsprocessen. I vil samtidig får oplysning om, hvilke Dancert medarbejdere, der medvirker i de enkelte delprocesser. I har efterfølgende mulighed for at gøre indsigelse mod sammensætningen.

Certificeringsprocessen vil ifølge tidsplanen normalt være afsluttet senest 13 uger efter ansøgningstidspunktet, med mindre der ved evalueringen eller ved auditten findes afvigelser, der forsinker certificeringsprocessen.

Orienteringsmøde
Hvis I ønsker det, kan der i ansøgningsfasen aftales et orienteringsmøde, hvor der kan gives information om certificeringsprocessen samt en vurdering af stade for implementering af system og produktstandarder. I vil også kunne får afklaret fortolkningsproblemer.

Udtagning af prøver til prøvning
For nogle typer certificering skal der udtages emner til prøvning. Disse skal som regel udtages af certificeringsorganet. Auditor vil orientere om dette og aftale eventuel tid for prøveudtagning.

Fremsendelse af kvalitetshåndbog m.m.
Ved ansøgning om certificering er det normal procedure, at virksomheden fremsender alt det nødvendige skriftlige materiale.

Dette omfatter en kvalitetshåndbog (FPC-manual) med de nødvendige procedurer, inspektionsplaner og beskrivelser af ansvar og beføjelser, som angivet i det aktuelle certificeringsgrundlag.

Herudover skal I indsende egenkontrolresultater for en periode på tre måneder med en tilhørende vurdering af resultaterne. Såfremt der ansøges om certificering, inden disse resultater foreligger, vil der eventuelt kunne udstedes certifikat mod, at der foregår en skærpet overvågning af virksomheden de første tre måneder, og at der afholdes en opfølgningsaudit efter tre måneder.

I de tilfælde, hvor der er krav om en indledende typeprøvning, indsendes disse resultater også, såfremt de foreligger. 

Evaluering af fremsendt materiale og fremsendelse af evalueringsrapport
Når vi har modtaget alt materialet foretager vi en evaluering af, om den fremsendte dokumentation lever op til certificeringsgrundlaget. Endvidere vurderer vi, om systemet hænger sammen indbyrdes. Vi udarbejder dernæst en evalueringsrapport, hvor eventuelle afvigelser angives præcist, og med en uddybende beskrivelse af, hvilke krav i certificeringsgrundlaget, der ikke overholdes. Vi angiver desuden eventuelle observationer, hvor der kan være tvivl om certificeringsgrundlaget overholdes, hvilket vil komme an på en nærmere undersøgelse.

Hvis vi opdager afvigelser, sender vi disse med evalueringsrapport til virksomheden. Herefter skal I angive, hvordan de enkelte afvigelser er afhjulpet fx med henvisning til, hvilke dokumenter der er rettet. De rettede dokumenter skal vedlægges.

Præaudit for ledelsessystemer
Søger I om certificering af ledelsessystemer, skal der som hovedregel holdes en præaudit. På denne vurderer vi implementering af kvalitetssystem og virksomhedens parathed til gennemførelse af en meningsfuld audit. Samtidig vurderer vores auditor om det planlagte audithold matcher jeres virksomhed.

Afholdelse af certificeringsaudit
Datoen for auditten aftaler vi normalt sammen og i god tid inden datoen for selve auditten. Senest 1 uge inden auditten fremsender vi et program for auditten.

Certificeringsauditten udføres af et auditorhold normalt bestående af 1-2 personer. Hovedpunkterne er et indledende møde, auditering, et auditormøde og et afsluttende møde.

Vi skal have adgang til alle relevante lokaler og informationer. En audit forudsætter, at der ved alle auditpunkterne er en bemyndiget person, ledelsesrepræsentant eller anden medarbejder fra jer, som har beføjelser til, på virksomhedens vegne, at erkende afvigelser.

Hvis der ved auditten findes afvigelser, udarbejder vi en afvigerapport. Afvigelser skal ved afslutningsmødet erkendes af virksomhedens ledelsesrepræsentant.

Hvis jeres ledelsesrepræsentant ikke vil erkende afvigelsen, noterer vi, hvilke objektive vidnesbyrd der er uenighed om, og hvori uenigheden består. Afvigerapporten med beskrivelse af uenighed underskrives af ledelsesrepræsentanten. Dancerts ledende medarbejder meddeler herefter skriftligt, hvorvidt vi fastholder afvigelsen.

Fremsendelse af eventuelle afvigelsesrapporter og auditrapport
Auditlederen udarbejder en auditrapport, som vi sender til jer efter auditten sammen med en eventuel afvigelsesrapport. Hvis der er afvigelser skal disse håndteres efter Dancerts gældende regler inden vi kan udstede certifikatet.

Når alt er på plads, udsteder vi et certifikat, der angiver:

Virksomhedens navn
Produktionsstedets adresse
De produkttyper, der er omfattet af certifikatet
De aktuelle standarder
Certificeringens omfang